SAP là gì mà lại được nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến đến vậy? Sử dụng ứng dụng SAP sẽ mang lại lợi ích gì cho việc quản lý của doanh nghiệp? Mời bạn theo dõi bài viết sau đây của Tanca để tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên và biết được cách sử dụng phần mềm SAP erp system để quản lý nghiệp vụ doanh nghiệp.
SAP là gì? SAP là viết tắt của từ gì?
SAP là viết tắt của cụm từ System Application Programing và nó là phần mềm của Đức được nhiều công ty trên thế giới sử dụng.
Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng phần mềm sap
Công ty SAP có trụ sở tại Waldorf, Cộng hòa Liên bang Đức. Công ty này còn có hai trụ sở chính tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh - hai thành phố “đầu não” của Việt Nam.. Trụ sở của SAP Châu Á đặt tại Singapore.
Tính nên năm 2018, SAP đã phục vụ hơn 400.000 khách hàng trên 180 quốc gia trên thế giới. Phần mềm SAP Erp rất được các doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu thích, chiếm 80% tổng số khách hàng của SAP. Nhờ sản phẩm này mà doanh thu của SAP đã thu về khoản lợi nhuận rất lớn.
Kim ngạch thương mại trong năm 2017 là khoảng 27,4 tỷ đô. Vinh dự được tạp chí Forbes bình chọn, đứng thứ 12 trong danh sách các doanh nghiệp lớn nhất thế giới.
SAP là phần mềm gì?
Phần mềm SAP còn có tên đầy đủ là SAP ERP (Enterprise Resource Planning). Nó là một phần mềm giúp hoạch định kế hoạch kinh doanh được phát triển bởi công ty SAP của Đức. Nó được tung ra thị trường lần đầu tiên vào năm 2006.
Phần mềm SAP liên tục được nâng cấp và phát triển các phiên bản chất lượng mới. Ngoài ra, SAP còn cung cấp cho người tiêu dùng nhiều phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hệ thống vận hành doanh nghiệp. Ngày nay, phần mềm lập kế hoạch kinh doanh SAP ERP được rất nhiều doanh nghiệp trên khắp các quốc gia tin tưởng và sử dụng.
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm SAP
1. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Các doanh nghiệp phải trả một khoản phí khi bắt đầu triển khai phần mềm SAP. Tuy nhiên, SAP giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và quản lý bằng cách thu thập dữ liệu theo thời gian thực, giảm lãng phí và hợp lý hóa thông tin tài chính.
Thông tin này có thể giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhanh hơn. Ví dụ, nắm được số lượng hàng tồn kho để đưa ra phương pháp xử lý tối ưu nhất.
2. Đảm bảo tính minh bạch và tránh SAP chép
Khi tất cả thông tin doanh nghiệp của bạn được chia sẻ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, các bản ghi và nhập dữ liệu trùng lặp không còn là vấn đề nữa. Vì chương trình sẽ tự động báo bằng hệ thống nhật ký hiện tại.
Điều này cải thiện chất lượng của dữ liệu và cho phép bạn dễ dàng truy xuất dữ liệu trong các tình huống khác nhau. Đồng thời, tính minh bạch cũng tăng lên.
Cho dù đó là danh sách sản phẩm, đơn đặt hàng hay thanh toán và lô hàng, thì ứng dụng SAP đều phản ánh và giám sát tất cả hoạt động. Cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về việc thực hiện nhiệm vụ.
3. Cải tiến hiệu suất quản lý
SAP loại bỏ sự trùng lặp và giảm việc nhập dữ liệu thủ công. Điều này không chỉ làm tăng năng suất mà còn giảm lỗi dữ liệu.
SAP giúp tối ưu các quy trình kinh doanh và giúp công ty thu thập thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả. Nhờ tính năng này, nó sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và chăm sóc khách hàng tốt hơn.
4. Phân tích và đưa ra dự báo chính xác
SAP loại bỏ nguy cơ dữ liệu kép và cung cấp báo cáo thời gian thực. Nó giúp các doanh nghiệp đánh giá các tình huống tiềm ẩn và báo cáo về hiệu quả hoạt động của họ. Ngoài ra, SAP cung cấp cho người quản lý các báo cáo tổng hợp và dữ liệu để đưa ra quyết định chính xác.
5. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
SAP tăng cường tính bảo mật của hệ thống CNTT của công ty. Bảo vệ dữ liệu của công ty khỏi bị đánh cắp do truy cập trái phép vào hệ thống. Tất cả những điều được kết hợp các cấp độ tiếp cận và truy cập ủy quyền khác nhau.
6. Dễ dàng tùy chỉnh
Vì mỗi doanh nghiệp đều có những nhu cầu khác nhau nên phần mềm phải đáp ứng được những yêu cầu đó. Điều này cũng là ưu điểm rất lớn của SAP vì nó giúp doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh và thích ứng với nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
7. Cải thiện chất lượng của sản phẩm
SAP là 1 lựa chọn hoàn hảo cho việc kiểm tra, giám sát các hoạt động và hợp lý hóa chất lượng sản phẩm. Phần mềm tự động ghi lại các báo cáo của khách hàng, tính toán hàng tồn kho và cung cấp các báo cáo phân tích giúp doanh nghiệp nắm được chất lượng sản phẩm và các vấn đề cần khắc phục.
Cách sử dụng phần mềm SAP cho người mới bắt đầu
Hướng dẫn cách sử dụng danh mục dữ liệu
Danh mục hàng hóa - Item Master Data
Danh mục hàng hóa chịu trách nhiệm lưu trữ những thông tin chính và những thông tin về nghiệp vụ mua, bán cùng với thông tin thẻ kho hàng hóa. Nhờ đó, người dùng sẽ dễ dàng truy xuất được nguồn gốc của mặt hàng, đơn hàng, tình trạng hàng hóa,...
Danh mục bán hàng / Nhà cung cấp - Business Partner Master Data
Tính năng này cho phép người dùng quản lý dữ liệu của nhà cung ứng hoặc khách hàng như số điện thoại, họ tên, mã khách hàng,...Kế toán viên hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ nhờ đó mà thực hiện các công việc chuyên môn dễ dàng hơn.
Hướng dẫn phân hệ mua hàng SAP
Phiếu báo giá - Purchase Quotation
Báo giá theo kiểu truyền thống thường được lập trên Word hoặc Excel, nếu bạn sử dụng SAP thì không cần phải như thế nữa. Bộ phận mua hàng có thể dễ dàng lập báo cáo trên phần mềm SAP một cách dễ dàng, chỉ cần bạn nhập đầy đủ thông tin và ngày báo giá cụ thể là được.
Phiếu yêu cầu mua hàng - Purchase Request
Bộ phận thu mua sẽ dễ dàng tạo phiếu mới hoặc điền vào các dữ liệu cần thiết trên mẫu có sẵn nhờ vào tính năng này. Mọi dữ liệu bạn đều có thể truy xuất, từ đó giúp giảm thiểu thời gian phê duyệt của các bộ phận liên quan.
Ứng dụng phần mềm SAP erp trong các lĩnh vực
SAP giúp doanh nghiệp quản lý rất nhiều nghiệp vụ khác nhau, một cách chính xác và chi tiết. Với các ứng dụng cụ thể như sau:
Quản lý bán hàng
Hoạt động bán hàng được giám sát chặt chẽ, cho phép công ty xem xét doanh thu, ước tính lợi nhuận, xác định cơ hội thông qua bảng chỉ số dịch vụ của hệ thống quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, hợp đồng dịch vụ, quản lý liên hệ và tất cả các tương tác của khách hàng.
Chức năng quản lý mua hàng
Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách quản lý đơn đặt hàng, mức doanh thu, quy mô nhà cung cấp, số dư chưa thanh toán, hệ thống thanh toán và khả năng tính toán giá trị hàng tồn kho.
Quản lý kho
Hệ thống cho phép kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập kho, chính sách giá cả, bạn có thể sử dụng các chỉ số dự báo có sẵn để dự báo nhu cầu ... và kết hợp chặt chẽ với đặt hàng và bán hàng.
Quản lý tài chính
SAP cung cấp khả năng kiểm soát các hoạt động kế toán và tài chính như kế toán, ghi sổ nhật ký và lập ngân sách bằng các công cụ nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, các báo cáo về các hoạt động quản lý tài chính cũng được cung cấp cực kỳ chuẩn xác.
Ai nên sử dụng phần mềm SAP?
Hiện tại, yếu tố quan trọng nhất góp phần vào việc lựa chọn phần mềm trên phạm vi toàn cầu là mức độ phổ biến của thông tin từ cộng đồng người dùng.
Họ là một nhóm người dùng độc lập và không thu lợi nhuận để cung cấp hỗ trợ kiến thức cho các thành viên. Nó cũng thúc đẩy sự tương tác của khách hàng nhiều hơn, mang lại cho tất cả người dùng tiếng nói trong việc ảnh hưởng đến chiến lược SAP và cung cấp cơ hội kết nối hiệu quả.
Đây là một môi trường, nơi nhân viên và người dùng SAP gặp gỡ và chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức và trải nghiệm thực tế.
Hy vọng qua những chia sẻ cũng như lời giải đáp SAP là gì sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm hữu ích này. Để biết thêm nhiều kiến thức về quản lý doanh nghiệp, quản trị nhân lực hiệu quả, hãy thường xuyên theo dõi bài viết của Tanca nhé.
SAP là phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng cao cấp, bao quát toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, để nắm bắt hoàn toàn cách sử dụng phần mềm SAP không chỉ cần dựa trên tài liệu tham khảo mà còn cần hướng dẫn trực tiếp từ đơn vị triển khai phần mềm. Cùng tham khảo bài viết dưới đây để nắm được cách sử dụng giải pháp SAP cơ bản cho người mới bắt đầu.
1.3. Warehouse – Danh mục kho
Danh mục kho giúp kiểm soát hệ thống kho bãi doanh nghiệp đang sở hữu hoặc quản lý. Bất kể doanh nghiệp có bao nhiêu kho, là kho ảo hay kho vật lý, các thông tin như mã kho, tên kho, địa chỉ kho (số đường, tên thành phố)… đều được hệ thống hóa trên phần mềm SAP. Từ đó giúp việc mua bán hoặc điều chuyển hàng hóa dễ dàng và thuận tiện hơn.
Để biết chi tiết cách sử dụng danh mục dữ liệu SAP, doanh nghiệp vui lòng tham khảo tại bài viết: Hướng dẫn sử dụng danh mục dữ liệu SAP.
2. Hướng dẫn sử dụng phân hệ mua hàng SAP
Phạm vi hoạt động của phân hệ mua hàng trải dài từ công đoạn khởi tạo nhu cầu mua hàng, lập báo giá, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, ghi nhận hóa đơn … cho đến bước cuối là thiết lập ràng buộc về điều khoản thanh toán. Nhờ vậy, phân hệ không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình chung của phòng mua hàng mà còn tinh gọn và đơn giản hóa các công đoạn làm việc.
2.1. Purchase Request – Phiếu yêu cầu mua hàng
Chức năng này giúp bộ phận thu mua dễ dàng tạo phiếu mới hoặc điền thông tin đầy đủ dựa trên mẫu phiếu có sẵn. Những thông tin về bên mua, chứng từ, tên hàng hóa, số lượng hàng, ngày đáp ứng đều có thể dễ dàng truy xuất dựa trên thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp. Từ đó giảm thiểu thời gian trình phê duyệt giữa bộ phận thu mua, bộ phận kế toán và lãnh đạo công ty.
2.2. Purchase Quotation – Phiếu báo giá
Thay vì lập các phiếu báo giá trên Word, Excel hoặc tải các phiếu báo giá với form mẫu không chuẩn trên mạng, bộ phận Purchase (mua hàng) dễ dàng tạo hoặc sử dụng phiếu báo giá trên phần mềm SAP để nhập thông tin nhà cung cấp, ngày báo giá (ngày lập và ngày hiệu lực), thông tin về hàng hóa và chiết khấu theo các nhà cung cấp khác nhau một cách dễ dàng.
2.3. Purchase Order – Đơn đặt hàng mua
Đơn đặt hàng mua từ nhà cung cấp dễ dàng được lập trên hệ thống SAP với tính linh hoạt cao. Cụ thể, hệ thống cho phép người dùng thay đổi thông tin dựa trên những trường hợp phát sinh khác nhau như: đơn đặt hàng kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu mua hoặc đơn đặt hàng kế thừa từ báo giá của nhà cung cấp. Ngoài tạo đơn, hệ thống còn cho phép tạo đơn, xem số lượng đơn, hủy đơn, xóa item, đóng đơn thủ công dễ dàng, hạn chế tối đa sai sót.
2.4. Goods Receipt PO – Nhập kho mua hàng
Dựa trên phiếu Purchase Order, người dùng dễ dàng kiểm tra và cập nhật thông tin về hàng hóa được nhập vào kho như:
Ngày nhập kho.Nhà cung cấp.Mã hàng.Kho nhập hàng.Địa chỉ nhận hàng và hóa đơn…Với phần mềm SAP, dù số lượng hàng hóa có lên đến hàng nghìn mặt hàng thì người quản lý kho vẫn dễ dàng kiểm soát và truy xuất thông tin chỉ với vài thao tác cơ bản.
2.5. Landed Costs – Chi phí mua hàng phân bổ
Ngoài chi phí mua hàng được xác định trên đơn đặt hàng, những chi phí phát sinh khác như phí vận chuyển, phí lưu kho bãi, phí hải quan,…cũng được cập nhật liên tục vào giá trị tồn kho. Chỉ với thao tác nhập thông tin dựa trên biểu mẫu, người dùng dễ dàng tính được tổng chi phí của mỗi mặt hàng, bao gồm đơn giá, thành tiền, chi phí lưu kho…
2.6. Goods Return – Phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp
Trong quá trình nhập hàng từ nhà cung cấp, mỗi đơn hàng đều có tỉ lệ hoàn trả nhất định ví dụ như lỗi nhà sản xuất, hỏng hóc do quá trình vận chuyển, hàng hóa sai quy cách. Lúc này, phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp sẽ được tạo dựa trên thông tin từ phiếu nhập kho mua hàng, giúp kiểm soát số lượng, mẫu mã hàng cần trả và kho cần xuất trả.
2.7. A/P Invoice – Hóa đơn mua hàng
Hóa đơn mua hàng được chia thành 2 loại: hóa đơn mua hàng hóa và hóa đơn dịch vụ khác.
2.7.1. Hóa đơn mua hàng hóa – A/P Invoice (Item)Đối với hóa đơn mua hàng hóa (Item), kế toán sử dụng chức năng A/P Invoice (dạng Item) kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu nhập kho mua hàng (Goods Receipt PO) để ghi nhận các thông tin như:
Ngày ghi sổ.Thời hạn thanh toán.Số hóa đơn.Số chứng từ.Tình trạng hóa đơn.Thông tin hàng hóa.Chiết khấu.Tổng số tiền…2.7.2. Hóa đơn mua hàng dịch vụ – A/P Invoice (Service)Đối với hóa đơn dịch vụ khác (Service), kế toán sử dụng chức năng A/P Invoice (dạng service) kế thừa từ một hoặc nhiều đơn hàng mua (Purchase Order) để ghi nhận. Ngoài các thông tin cơ bản về dịch vụ và thanh toán, hóa đơn mua hàng cho phép tính toán các khoản thuế suất, hạch toán nợ và tính thành tiền sau các khoản thuế suất và hạch toán.
2.8. A/P Credit Memo – Hóa đơn điều chỉnh giảm
Khi Nhà cung cấp có công nợ chưa trả nhưng doanh nghiệp cần thực hiện trả hàng, người dùng chỉ cần sử dụng chức năng A/P Credit Memo để đưa hàng hóa xuất kho và trích giảm công nợ tương ứng với số lượng và giá thành hàng hóa cần trả lại cho nhà cung cấp tương ứng. Hệ thống sẽ tự động hạch toán và khấu trừ công nợ theo hóa đơn.
Để biết chi tiết cách sử dụng danh mục dữ liệu SAP, doanh nghiệp vui lòng tham khảo tại bài viết: Hướng dẫn sử dụng phân hệ mua hàng SAP.
3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng SAP
Phần mềm SAP cung cấp đầy đủ các chức năng từ việc báo giá, tạo đơn, theo dõi quá trình thanh toán, nhận thanh toán từ phía khách hàng, … Từ đó, phân hệ cho phép doanh nghiệp đảm bảo sự đồng bộ dữ liệu với bộ phận tài chính, trong khi vẫn hạn chế được sai sót, rủi ro trong quá trình xử lý dữ liệu.
3.1. Sales Blanket Agreement – Hợp đồng thỏa thuận khung
Hợp đồng thỏa thuận khung cho phép ghi nhận thông tin chung của hợp đồng, bao gồm: mã hợp đồng, thông tin khách hàng, phương thức thảo luận, ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng, trạng thái hợp đồng và hàng hóa tương ứng với hợp đồng dựa trên Sales Orders.
3.2. Sales Quotation – Báo giá bán hàng
Để tạo báo giá bán hàng dựa trên hợp đồng, người dùng chỉ cần truy cập vào mục Menu: Sales – A/R Sales Quotation và điền các thông tin của nhà cung cấp, thông tin người mua, các mốc thời gian quan trọng, và thông tin về hàng hóa như số lượng, đơn vị, chiết khấu, các loại thuế suất và thành tiền. Sau khi điền đầy đủ thông tin, người dùng lưu lại báo giá trên hệ thống và sử dụng cho nhà cung cấp tương ứng.
3.3. Sales Order – Đơn bán hàng
Để tạo đơn bán hàng dễ dàng, người dùng truy cập Menu ⇒ Sales A/R ⇒ Sales Order và nhập các thông tin tương tự như khi tạo báo giá bán hàng.
Lưu ý: Ghi rõ địa chỉ giao hàng, nhận hàng và kho nhận hàng để hàng hóa được giao đúng địa điểm. Người dùng cũng có thể tạo, xem, sửa, hủy hoặc xóa items… trên đơn bán hàng chỉ với vài cú click chuột.
3.4. Delivery – Phiếu giao hàng
Tại giao diện chính, người dùng chọn Menu ⇒ Sales – A/R ⇒ Delivery để tạo phiếu giao hàng, sao chép thông tin từ phiếu Order và chọn các thông tin cần sao chép. Sau đó, người dùng chỉ cần kiểm tra các thông tin từ phiếu Order chuyển sang đã chính xác chưa và nhấn xác nhận (Finish).
3.5. Return – Phiếu nhập kho do khách hàng trả lại
Ngoài việc trả lại hàng cho nhà cung cấp, sẽ có trường hợp khách hàng trả lại hàng do không đúng với yêu cầu trong Order hoặc do hàng lỗi, hỏng. Lúc này, người dùng chỉ cần chọn Menu ⇒ Sales A/R ⇒ Return, kế thừa thông tin từ phiếu xuất kho bán hàng, kiểm tra thông tin về hàng hóa và nhấn hoàn thành (Finish).
3.6. A/R Invoice – Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng được lập trên phần mềm SAP được chia thành 2 loại:
Hóa đơn bán hàng hóaHóa đơn bán hàng dịch vụ.
Để biết chi tiết cách sử dụng phần mềm SAP để lập hai loại hóa đơn này xem ngay nội dung dưới đây.
3.6.1. Hóa đơn bán hàng hóa – A/R Invoice (Item)Với hóa đơn bán hàng hóa, người dùng truy cập Menu ⇒ Sales – A/R ⇒ A/R Invoice và chọn kế thừa thông tin từ một hoặc nhiều phiếu giao hàng, tiến hành kiểm tra thông tin hàng hóa, chiết khấu, chi phí, điều khoản, hình thức thanh toán…và chọn Add&New để lưu thông tin lên hệ thống.
Tương tự như hóa đơn bán hàng hóa, người dùng chỉ cần truy cập Menu ⇒ Sales – A/R ⇒ A/R Invoice, kế thừa thông tin từ phiếu Delivery, kiểm tra thông tin và chọn Add&New để lưu hóa đơn.
3.7. A/R Credit Memo – Hóa đơn điều chỉnh giảm
Tương tự như khi nhà cung cấp có công nợ và cần điều chỉnh giảm, hóa đơn điều chỉnh giảm được sử dụng khi khách hàng trả hàng và vẫn đang có công nợ trên hệ thống. Lúc này, người dùng chỉ cần chọn Menu ⇒ Sales – A/R ⇒ A/R Credit Memo, sau đó kế thừa thông tin từ hóa đơn gốc, hệ thống sẽ tự động hạch toán và khấu trừ chi phí cho khách hàng tương ứng.
Để biết chi tiết cách sử dụng danh mục dữ liệu SAP, doanh nghiệp vui lòng tham khảo tại bài viết: Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng SAP.
4. Hướng dẫn sử dụng phân hệ kho
Với các tính năng từ phân hệ quản lý giao dịch kho, nhân viên có thể làm việc hiệu quả và dễ dàng hơn, ngay cả với số lượng hàng hóa lớn. Phần mềm SAP liên tục cập nhật các thuộc tính hàng hóa như kích thước, trọng lượng, số lô, số serial. Nhờ đó, người quản lý có thể kiểm soát tình trạng giao dịch kho cũng như kịp thời bảo hành hàng hóa nhờ chức năng danh mục hàng hóa, vật liệu, vật tư; danh mục kho, danh mục bin location; xuất – nhập và kiểm kho.
4.1. Goods Receipt – Phiếu nhập kho khác
4.2. Goods Issue – Phiếu xuất kho khác
Ngay dưới mục lập phiếu nhập kho khác là mục phiếu xuất kho khác. Người dùng chỉ cần truy cập Inventory từ màn hình Menu, chọn Inventory Transactions, sau đó đến Goods Issue. Tiến hành kiểm tra thông tin và nhấn Add để thêm phiếu xuất.
4.3. Inventory Transfer Request – Phiếu đề nghị chuyển kho
Khi có hàng hóa cần chuyển kho, người dùng truy cập Menu ⇒ Inventory ⇒ Inventory Transactions ⇒ Inventory Transfer Request để tạo phiếu đề nghị chuyển kho, điền các thông tin về ngày ghi nhận chuyển, ngày cần được chuyển, ngày chứng từ yêu cầu chuyển và các thông tin về hàng hóa. Sau đó kiểm tra xem thông tin đã chính xác chưa và nhấn Add để thêm phiếu.
4.4. Inventory Request – Phiếu chuyển kho
Phiếu chuyển kho được tạo dễ dàng bằng cách truy cập Menu ⇒ Inventory ⇒ Inventory Transactions ⇒ Inventory Transfer dựa trên thông tin từ Phiếu yêu cầu chuyển kho hoặc phiếu chuyển kho được tạo mới hoàn toàn. Sau khi lựa chọn hoặc nhập các thông tin về mặt hàng, kho, hoặc chứng từ, người dùng nhấn Finish để hoàn thành nhập phiếu.
4.5. Inventory Counting – Phiếu kiểm kê kho
Một trong những chức năng của phân hệ kho là lập phiếu kiểm kê kho để kiểm tra tình trạng, số lượng hàng hóa trong kho. Để lập phiếu, người dùng chọn Menu ⇒ Inventory ⇒ Inventory Transactions ⇒ Inventory Counting Transactions ⇒ Inventory Counting và ghi nhận các trường thông tin. Ngoài ra, có thể chọn cùng lúc các loại hàng hóa khác nhau bằng chức năng Add Items và chọn Add để hoàn tất.
4.6. Inventory Posting – Phiếu điều chỉnh kiểm kê kho
Dựa trên thông tin tại phiếu kiểm kê kho (Inventory Counting), người dùng lập phiếu điều chỉnh kiểm kê kho bằng cách nhấp Menu ⇒ Inventory ⇒ Inventory Transactions ⇒ Inventory Counting Transactions ⇒ Inventory Posting, chọn Copy để kế thừa thông tin từ phiếu kiểm kê kho. Sau đó kiểm tra lại thông tin và nhấn hoàn tất bằng nút Add.
4.7. Inventory Revaluation – Phiếu đánh giá lại hàng tồn kho
Để đánh giá thực trạng tồn kho tại doanh nghiệp, người dùng nhấn Menu ⇒ Inventory => Inventory Transactions ⇒ Inventory Revaluation, ghi nhận các thông số về hàng hóa trong kho như số lượng, loại hàng, giá trị lưu kho… và nhấn Add để hoàn thành.
Để biết chi tiết cách sử dụng danh mục dữ liệu SAP, doanh nghiệp vui lòng tham khảo tại bài viết: Hướng dẫn sử dụng phân hệ kho phần mềm SAP.
5. Hướng dẫn sử dụng chức năng quản lý hệ thống sản xuất SAP
Làm cơ sở cho hoạt động sản xuất ra sản phẩm, phân hệ này hội tụ đầy đủ tính năng để thiết kế cấu trúc sản phẩm, danh sách nguyên vật liệu, thiết bị và nguồn lực. Cụ thể hơn, phân hệ sản xuất và tính giá thành của phần mềm SAP hỗ trợ doanh nghiệp:
Lập định mức nguyên vật liệu (BOM).Tạo lệnh sản xuất và tính toán giá sản phẩm nhanh chóng.Xem hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm SAP để quản lý hệ thống sản xuất trong nội dung dưới đây.
5.1. Bill of Materials (BOM) – Bộ định mức sản xuất
Để tạo bộ định mức sản xuất, người dùng thao tác theo hướng dẫn sau: Menu ⇒ Production => Bill of Materials, ghi nhận các thông tin về sản phẩm và chọn các yếu tố định mức, đơn vị tồn kho, loại kho mặc định được xuất… kiểm tra thông tin và nhấn Add để hoàn thành.
5. 2. Production Order – Lệnh sản xuất
Để thu được lệnh sản xuất, người dùng truy cập vào mục Menu => Production => Production Order, ghi nhận các thông tin trên màn hình hiển thị, kiểm tra thông tin và nhấn Add để hoàn thành.
5.3. Issue for Production – Xuất cho sản xuất
Tại vùng thông tin chung của lệnh sản xuất ở trạng thái đã phát hành chính thức (Production Order có Status = Released) người dùng click phải chọn Issue Components => Open Quantity of Components hoặc Quantity of Parent Items sao cho phù hợp với thực tế sản xuất. Sau đó chọn Add để kết thúc thao tác.
5.4. Receipt from Production – Nhập từ sản xuất
Để tạo phiếu Nhập từ sản xuất, người dùng thực hiện như sau: tại vùng thông tin chung của lệnh sản xuất ở trạng thái đã phát hành chính thức (Production Order có Status = Released) người dùng click phải chọn Report Completion.
Ngoài ra, người dùng có thể tạo bằng cách chọn Menu ⇒ Production ⇒ Receipt from Production ⇒ Production Order và chọn lệnh sản xuất cần thực hiện xuất cho sản xuất từ danh sách, sau đó nhấn Choose để xác nhận.
Để biết chi tiết cách sử dụng danh mục dữ liệu SAP, doanh nghiệp vui lòng tham khảo tại bài viết: Hướng dẫn quản lý hệ thống sản xuất SAP.
6. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SAP
Thấu hiểu được tầm quan trọng của nghiệp vụ tài chính kế toán trong việc đảm bảo hoạt động ổn định của công ty, phân hệ này được thiết kế với những tính năng ưu việt nhằm kiểm soát các hoạt động một cách chuyên nghiệp, trong đó có kế toán phải trả, phải thu, kế toán thuế, kế toán kho, kế toán tài sản cố định (TSCĐ)…
6.1. Chart of Account – Hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán cho phép lập, chỉnh sửa, xem các dữ liệu của hệ thống tài khoản qua từng kỳ, cập nhật thông tin tài khoản qua chức năng Chart of Account. Hệ thống tài khoản phân cấp được sắp xếp theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Để lập tài khoản theo nhóm và xem thông tin về tài khoản bằng chức năng Account Details. Để tạo mới tài khoản kế toán, sử dụng chức năng Edit Chart of Accounts.
Để biết chi tiết cách sử dụng danh mục dữ liệu SAP, doanh nghiệp vui lòng tham khảo tại bài viết: Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SAP.
6.2. Quy trình kế toán thu – chi
Kế toán thu chi bao gồm các chức năng về phiếu thu, phiếu chi và đối trừ công nợ, giúp kiểm soát thu chi dễ dàng trong một kỳ và giữa các kỳ.
6.2.1. Incoming Payment – Phiếu thuĐể tạo phiếu thu, chỉ cần chọn Menu ⇒ Banking ⇒ Incoming Payments ⇒ Incoming Payment, ghi nhận các thông tin theo thực tế tại doanh nghiệp tại các vùng thông tin. Tiếp theo chọn phương thức thanh toán và nhấn Add để lưu phiếu.
Chọn Menu ⇒ Banking ⇒ Outgoing Payments ⇒ Outgoing Payments, thực hiện tương tự các thao tác như khi lập phiếu thu và nhấn Add để thêm phiếu.
Chức năng đối trừ công nợ được sử dụng trong trường hợp cần trừ công nợ với chứng từ hạch toán cho nhà cung cấp hoặc khách hàng. Trường hợp chứng từ có khoản hạch toán bên nợ muốn cấn trừ với chứng từ hạch toán bên có cần sử dụng chức năng Reconciliation để đối trừ công nợ. Người dùng truy cập đường dẫn: Menu ⇒ Business Partners ⇒ Internal Reconciliations ⇒ Reconciliation, sau đó, hệ thống hiển thị màn hình BP Internal Reconciliation – Selection Criteria, người dùng nhập các điều kiện như hình bên dưới và nhấn Reconcile:
Người dùng ghi nhận một số thông tin sau:
Cuối cùng nhấn Reconcile để cấn trừ công nợ.
6.3. Quy trình kế toán Tài sản cố định
Quy trình kế toán tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm danh mục TSCĐ, tăng nguyên giá TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ, thanh lý TSCĐ.
6.3.1. Asset Master Data – Danh mục Tài sản cố địnhĐể tạo mới tài sản cố định (TSCĐ), từ màn hình giao diện, người dùng nhấn chọn Financials ⇒ Fixed Assets ⇒ Asset Master Data, ghi nhận thông tin và nhấn Add để hoàn thành.
Trường hợp tăng nguyên giá TSCĐ không có ghi nhận công nợ nhà cung cấp mà thông qua tài khoản trung gian, người dùng thao tác bằng cách chọn: Menu ⇒ Financials ⇒ Fixed Assets ⇒ Capitalization, ghi nhận thông tin và nhấn Add để kết thúc.
Trường hợp tăng nguyên giá TSCĐ thông qua mua hàng có quản lý công nợ – A/P Invoice, khi tăng giá trị tài sản tại nơi sử dụng mà có ghi nhận công nợ Nhà cung cấp, người dùng thực hiện chức năng như khi mua hàng hóa: A/P Invoice. Sau khi hệ thống phát sinh chứng từ Capitalization, người dùng Drill down vào mũi tên màu vàng tại Origin trên phiếu Capitalization để biết thêm chi tiết của chứng từ gốc.
Để tính khấu hao thực tế trong kỳ, người dùng chọn: Menu ⇒ Financials ⇒ Fixed Assets ⇒ Depreciation Run, thực hiện tương tự các bước trong hình minh họa và Click Execute để chạy khấu hao.
Người dùng thao tác theo hướng dẫn: Menu ⇒ Financials ⇒ Fixed Assets Capitalization ⇒ Credit Memo, ghi nhận thông tin và nhấn Add để hoàn thành.
Khi muốn thanh lý, nhượng bán một TSCĐ, người dùng thực hiện chức năng Retirement bằng cách truy cập: Menu ⇒ Financials ⇒ Fixed Assets ⇒Retirement và ghi nhận thông tin, nhấn Add để lưu dữ liệu trên hệ thống.
6.4. Quy trình kế toán tổng hợp
Quy trình kế toán tổng hợp bao gồm phiếu hạch toán kế toán, phiếu đánh giá chênh lệch tỷ giá, kỳ kế toán.
6.4.1. Journal Entry – Phiếu hạch toán kế toánNgười dùng sử dụng Journal Entry để hạch toán các nghiệp vụ tổng hợp phát sinh như: Ghi nhận chi phí lương, các khoản trích theo lương, các nghiệp vụ liên quan đến phân bổ chi phí theo trung tâm tính phí, …, và các nghiệp vụ khác không được hệ thống hạch toán tự động từ các phân hệ khác bằng cách thao tác: Menu ⇒ Financials ⇒ Journal Entry, ghi nhận thông tin và nhấn Add để lưu phiếu.
6.4.2. Exchange Rate Differences – Phiếu đánh giá chênh lệch tỷ giáĐể đánh giá lại số dư của các đối tượng có gốc ngoại tệ tại thời điểm cuối năm tài chính, người dùng thao tác: Menu ⇒ Financials ⇒ Exchange Rate Differences, ghi nhận thông tin theo vùng, nhấn Executive, nhập thông tin trên màn hình và nhấn Add để thực hiện đánh giá.
Posting Periods dùng để định nghĩa kỳ kế toán, tạo kỳ mới, đóng/mở (Locked/ Unlocked) kỳ kế toán. Người dùng truy cập theo hướng dẫn: Main Menu ⇒ Administration ⇒ System Initialization ⇒ Posting Period. Sau đó Drill down vào mũi tên màu vàng của tháng muốn mở hoặc khóa chọn Period Status là Unlocked (mở kỳ)/ Locked (khóa kỳ).
Hoặc người dùng có thể tạo kỳ kế toán bằng cách chọn Posting Periods => New Period, nhập thông tin theo vùng và nhấn Add để lưu vào hệ thống.
Hi vọng qua bài viết, doanh nghiệp đã hiểu phần nào cách sử dụng phần mềm SAP. Tuy nhiên, để biết cách sử dụng phần mềm SAP một cách chi tiết và bài bản, cần có đội ngũ chuyên gia đến từ đơn vị cung cấp dịch vụ SAP uy tín, chuyên nghiệp đào tạo và hướng dẫn trực tiếp nhằm đạt được tối đa hiệu quả sử dụng.
Xem thêm: Các Kiểu Chữ Trang Trí Báo Tường, Mẫu Báo Tường Đẹp Tuyệt Vời Nhất Cho Ngày 20/11
Hiện nay, Beetech là 1 trong những đối tác của SAP tại Việt Nam, có nghiệp vụ chuyên môn cao trong việc triển khai dự án SAP. Tin rằng việc hợp tác với Beetech để triển khai dự án SAP sẽ là một bước đệm cho thành công vượt bậc của doanh nghiệp trong tương lai.
Nếu khách hàng có thắc mắc hoặc có nhu cầu tư vấn thêm, vui lòng liên hệ theo thông tin: