Trong Word có tính năng mail merge trộn thư, email, phù hợp đồng, phiếu lương, thông báo để biên soạn nội dung 1 loạt với những nội dung tương đương nhau nhưng bạn không cần thiết phải nhập thủ công, tiết kiệm thời hạn và thao tác làm việc thực hiện. Công dụng trộn email có trên toàn bộ các phiên bản Word từ bỏ Word 2007 đến Word 2019. Bài viết dưới đây đã hướng dẫn độc giả cách dùng bản lĩnh mail merge trong Word.
Bạn đang xem: Cách sử dụng mail merge trong word 2013
Hướng dẫn cần sử dụng mail merge trong Word
Trước hết bạn cần chuẩn bị file Excel với danh sách không hề thiếu tên cùng file Word chủng loại thư mời, hoặc nội dung đề xuất trộn thư.
Bước 1:
Tại giao diện Word bao gồm mẫu 1-1 bạn nhấn vào mục Mailings rồi dấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị mặt dưới. Tiếp tục nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Bước 2:
Trong hình ảnh hiển thị công việc thực hiện, trước tiên bạn lựa chọn một số loại thư mà họ đang soạn gồm:
Letters: vẻ bên ngoài thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.Sau đó các bạn nhấn tiếp vào chữ Next.
Bước 3:
Trong bước này, chúng ta sẽ lựa chọn mẫu thư để trộn văn bản, gồm:
Use the current document: thực hiện mẫu thư đang mở.Start from a template: dùng mẫu thư vào Word.Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã bao gồm hoặc đã tạo ra lưu vào Word.Nhấn tiếp Next để chuyển sang cách tiếp theo.
Bước 4:
Ở cách này họ chọn tài liệu được rước từ tệp tin Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… để chọn file Excel.
Lúc này hiển thị đồ họa trong Word với các sheet tư liệu Excel. Nhấn vào sheet chứa dữ liệu mong muốn sử dụng rồi nhấn OK nhằm tiếp tục.
Lúc này đã hiển thị rất đầy đủ nội dung những cột có trong tệp tin Excel, bạn tích lựa chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhận OK nhằm tiếp tục. Tiếp nối nhấn vào Next để đưa sang cách tiếp theo.
Bước 5:
Trong bước này sẽ có tùy lựa chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những tin tức trong thư trộn với trường hợp bạn chưa viết dứt mẫu. Nếu chủng loại đã viết hoàn chỉnh thì bỏ lỡ bước này, nhấn vào Next để tiếp tục.
Bước 6:
Ở cách này chúng ta nhấn vào vị trí mong chèn nội dung, tiếp nối nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường ước ao lấy, trước hết là tên người.
Lúc này đã hiển thị tên trường, để hiện luôn luôn tên người thì bạn nhìn lịch sự cột ngôn từ ở cạnh phải, bấm vào mũi tên tại Recipient nhằm thay đổi những mục vào danh sách. Ngay chớp nhoáng hiển thị tên người hy vọng điền vào danh sách.
Tiếp đến bạn nhấn xuống ngôn từ khác ở dưới để điền thông tin, bọn họ cũng nhấp vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đấy là chức vụ. Tiếp nối sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên trên như tệp tin Excel. Bạn nhấn vào mũi tên tại Recipient thì nội dung những trường chuyển đổi ngay sau đó.
Lúc này chúng ta cũng có thể nhấn in ngay giấy mời là xong.
Cuối thuộc nhấn Next để xong xuôi quá trình trộn thư vào Word.
Bước 7:
Sau khi đã kết thúc xong thì các bạn nhấn vào nút Finish và Merge rồi chọn Send e-mail Messages ở bên dưới.
Sau đó bạn điền nội dung thư điện tử muốn gởi rồi nhấn OK để triển khai mở Outlook trên máy tính xách tay và gửi thư điện tử qua Outlook. Trong trường hợp dùng Gmail thì các bạn phải bảo quản thành tệp tin doc bơ vơ rồi gởi email.
Cách sử dụng mail merge vào Word nhằm trộn văn bạn dạng là một giải pháp vô cùng tiết kiệm thời gian khi bắt buộc gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn lập cập tạo một lá thư, email Hoặc các mẫu chung được giữ hộ cho những người. Trung tâm Tin học tập Trường Thịnh Vũng Tàu vẫn cung cấp cho bạn tổng quan lại của tính năng này và lí giải trộn thư theo từng bước.
Sau khi thực hiện mail merge trong Word để trộn văn phiên bản thì công dụng cuối cùng triệu chứng 3 sẻ gồm 3 tập tin:1. Văn bản Word đựng mã ứng với từng phần nạm thể( Mẫu chung VD: suy bì thư, thư mời, mẫu chứng chỉ xuất sắc nghiệp…).2. Tệp mối cung cấp trộn thư Excel hoặc Table Word chứa tin tức người nhận, từng hàng là một trong người nhận.3. Bạn dạng Word sau cùng với thư, email, phân bì thư, mẫu chứng chỉ chung trả chỉnh.
Contents
6 Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ với phần trămChuẩn bị bảng tính Excel hoặc word đến trộn thư
Bây giờ bạn cũng có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.Chú ý. Phòng dự phòng những thông báo hiển thị các lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối với list thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ lúc trộn thư vào Word
Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng giỏi tiền tệ theo nhiều phương pháp khác cùng với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, chúng ta có thể thực hiện tại trực tiếp trong văn phiên bản Word.1. Chọn vùng trộn thư muốn đổi khác định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.2. Dìm Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.3. Thêm giữa những mã hình trong số bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 mở ra thành $3000, thêm # $,0 cùng mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,04. Nhận F9 nhằm cập dìm vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để thấy kết quả.
Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ với phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số chứa hai chữ số thập phân và ngăn cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la với dấu phẩy chia cách phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, lốt ngoặc tức là số âm cùng một dấu gạch nối cho giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm cất hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý.
Xem thêm: Những người chuyển giới đẹp nhất thái lan " dát vàng trang phục cưới
Thay vày kí hiệu $, bạn có thể thay bởi ký hiệu chi phí tệ không giống € hoặc £.