Thật là phí nếu như khách hàng không nghe biết tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là 1 trong những tính năng cực kỳ thú vị và hữu ích đối với người sử dụng. Thay vị ngồi gõ bằng tay từng phiếu điểm, phiếu mời tạo mất thời gian thì trộn thư sẽ giúp bạn có tác dụng điểu kia chỉ bằng một vài làm việc đơn giản. Nếu bạn chưa biết:
Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?Cách trộn thư vào Word cấp tốc và đối chọi giản
Bạn hãy đọc nội dung bài viết này để biết cách thao tác làm việc nhé!
I. Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?
Trộn thư hay nói một cách khác là mail merge là một trong chức năng nâng cao của Microsoft Word. Cùng với mail merge bạn cũng có thể chèn các danh sách, tệp tin vào những thư mời, phiếu điểm biên soạn sẵn. Ráng vì cần ngồi gõ thủ công, điền tên từng người một thì trộn thư sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian khi rất có thể áp dụng cho nhiều người dân rất thuận tiện.
II. Lý giải trộn thư trong Word đơn giản
Tuy trộn thư là một trong tính năng vô cùng tiện lợi nhưng nhiều người tiêu dùng vẫn chưa biết thực hiện như vậy nào. Chúng ta cùng theo dõi các bước sau phía trên nhé!
Đầu tiên bạn phải chuẩn bị sẵn một văn phiên bản đã soạn sẵn nhưng vứt trống những thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Các bước chi máu để tiến hành như sau:
Bước 1: bên trên thanh nguyên tắc chọn mục Mailings. Sau đó nhấn lựa chọn Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bạn đang xem: Tạo mail merge trong word 2010
Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge xuất hiện, ở mục Select document type, các bạn nhấn lựa chọn vào ô Letter. Nhấn Next: Starting document nghỉ ngơi phía góc dưới thuộc của mục Step 1 of 6.
Chọn vào ô Letter
Bước 3: liên tiếp chọn Use the current document trong mục Select starting document, bên dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients.
Chọn Use the current document
Bước 4: Nhấn chọn Type a new danh mục trong mục Select recipients, lựa chọn Chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Chọn Type a new các mục trong mục Select recipients
Bước 5: Khi cửa sổ New Address List xuất hiện, bạn nhấn chọn Customize Columns.
Nhấn chọn Customize Columns
Bước 6: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh thông tin dữ liệu, cụ thể như sau:
Add: Thêm dữ liệu
Delete: Xoá những dữ liệu gồm sẵn.
Rename: Đổi tên tài liệu có sẵn
Sau khi tiến hành xong, các bạn nhấn OK để chuyển sang bước tiếp theo.
hộp thoại Customize Address List
Bước 7: chúng ta điền các thông tin nhưng văn bạn dạng còn thiếu như tên, địa điểm,... Tùy thuộc vào mục đích của công ty trong các văn phiên bản soạn sẵn.
Một số lệnh cơ bản như:
New Entry: Thêm cái mới.
Delete Entry: Xoá dòng.
Find: search kiếm.
Thực hiện tại xong, bạn nhấn chọn OK.
Điền các thông tin phải thiết
Bước 8: Khi cửa sổ Save Address List xuất hiện, chúng ta đặt tên đến tệp tin này rồi nhận Save nhằm lưu.
Nhấn Save để lưu
Bước 9: sau thời điểm bấm lưu, form Mail Merge Recipients vẫn xuất hiện, bạn có thể tùy ý sửa thay đổi theo các tính năng như:
Sort: thu xếp lại tài liệu
Filter: lọc lại phần nhiều danh sách thông tin cần thiết
Find duplicates: Tìm và xoá các dữ liệu kiểu như nhau.
Validate address: xác thực địa chỉ.
Nhấn OK để hoàn tất.
Khung Mail Merge Recipients
Bước 10: chúng ta mở lại hành lang cửa số Mail Merge
Nhấn chọn Use an existing danh mục trong Select recipients, tiếp sau chọn Next: Write your letter ngơi nghỉ mục Step 3 of 6. Nhấn lựa chọn More items.
Nhấn chọn Use an existing list
dấn chọn More items
Bước 11: các bạn nhấn lựa chọn mục Database Fields tại hộp thoại Insert Merge Field
Sau kia nhấn chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn lựa chọn Insert > Next
Nhấn chọn Insert > Next
Bước 12: Bạn triển khai chèn tin tức rồi dấn chọn Next: Complete the merge.
Nhấn chọn Next: Complete the merge
Bước 13: Nhấn lựa chọn mục Mailings trên thanh vẻ ngoài
Nhấn lựa chọn Finish & Merge > Chọn Edit Individual Documents.
Khi xuất hiện thêm cửa sổ Merge lớn New Document, bạn chọn All rồi OK để hoàn tất.
Chọn All rồi OK trong cửa ngõ sổ Merge to New Document để trả tất
Trên phía trên là quá trình hướng dẫn trộn thư trong Word 2010 tiện lợi cho mình tham khảo. Bạn có thể thực hiện tựa như trên Word 2013 cùng Word 2016. Hi vọng bài viết sẽ có lợi với bạn. Chúc chúng ta thực hiện tại thành công!
Mail Merge là công dụng soạn thư một loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi là thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, chúng ta có thể tạo cùng lúc các thư cùng với cùng văn bản nhưng không giống nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được ứng dụng vào vấn đề tạo thư mời nhờ cất hộ đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông tin xác nhận biến hóa lương cho nhân viên vào cuối năm…
Để bước đầu sử dụng Mail Merge, các bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Thế thể:
Nguồn dữ liệu: trình bày những văn bản tùy biến khác nhau giữa những bức thư sau thời điểm tạo ra 1 loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy đổi mới này có thể là bọn họ tên, địa chỉ người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… với thường trình bày trong một list dữ liệu. List này thường xuyên là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình diễn trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table trong Word 2010 tuyệt văn bạn dạng bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là mọi phần như là nhau giữa các thư, ví dụ điển hình tên và add người nhờ cất hộ trên phong bì, nội dung bao gồm của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Câu chữ cơ phiên bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi biểu hiện những đưa ra tiết biến hóa lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi cụ thể được call là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi phối hợp nội dung cơ bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge trong Word sẽ cung ứng bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ trả chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các cụ thể tùy trở nên trong mối cung cấp dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi sẵn sàng danh sách này, ta cần tưởng tượng trước phần ngôn từ cơ bản sẽ gồm những chi tiết nào cần thay đổi hay cá thể hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, địa chỉ cửa hàng hoặc e-mail là các chi tiết đổi khác tùy theo mỗi cá nhân nhận. Như vậy, ta đã biết được list này cần những dữ liệu nào.
Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook nhằm xuất danh bạ hoặc dùng chủ yếu Excel nhằm thể hiện dữ liệu thật bao gồm xác. Danh sách nguồn dữ liệu được phân thành các cột khác biệt như họ tên, địa chỉ, thương hiệu công ty… và mỗi hàng là 1 người nhận ra nhập đầy đủ các thông tin tương xứng theo cột. Chúng ta cũng có thể nhập liệu trực tiếp trên tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook vẫn tiện hơn rất nhiều trong thao tác (Tương từ như nhập liệu trực tiếp nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong ngôi trường hợp bạn có nhu cầu cập nhật hay kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn hoàn toàn có thể chọn Edit Recipient menu trên tab Mailings để mở ra hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file tài liệu và nhận Edit để sửa lại một vài chi tiết.
Bạn cần khẳng định nội dung của người tiêu dùng là dạng thư tự (Letters), thư năng lượng điện tử (E-mail messages), phong suy bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Xem thêm: Lời Bài Hát: Cuộc Tình Dù Đúng Hay Sai ( Chế 5 10 15 20), Những Câu Nói Được Chế Nhiều Nhất Trên Mạng
Bên cạnh phần văn bản đồng nhất, bạn cũng cần được nhập những trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá solo giản, chỉ việc chọn Insert Merge Field bên trên tab Mailings nhằm thêm ngôi trường tại phần đông vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn dữ liệu mẫu dưới và soạn ngôn từ cho phong tị nạnh (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:
Hoặc chèn Merge Fields vào trong 1 câu trong email như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp tới xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn tài liệu của mọi cá nhân (Recipient) để sửa chữa thay thế vào vị trí của những trường trong quy trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 vẫn hiện thành câu: rất cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham gia chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường cùng không in hoa ở ký tự đầu nhằm câu không chạm chán lỗi thiết yếu tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc format in đậm, in nghiêng mang đến tên người nhận.
Để sử dụng Mail Merge, chúng ta cũng có thể vào tab Mailings và thao tác với các tính năng trên thanh lý lẽ này (Ribbon). Ngoài ra, nếu quen sử dụng những phiên phiên bản Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác làm việc trên 6 bước như hình minh họa bên dưới đây: