Dùng Tự Lọc hoặc toán tử so sánh dựng sẵn như "lớn hơn" và "10 vị trí hàng đầu" trong Excel để hiển thị dữ liệu bạn muốn và ẩn phần còn lại. Sau khi lọc dữ liệu trong dải ô hoặc bảng, bạn có thể áp dụng lại một bộ lọc để có được kết quả cập nhật hoặc xóa bộ lọc để tái phát tất cả dữ liệu.
Bạn đang xem: Đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu
Dùng bộ lọc để tạm thời ẩn một số dữ liệu trong một bảng, để bạn có thể tập trung vào dữ liệu bạn muốn xem.
Lọc phạm vi dữ liệu
Chọn ô bất kỳ trong phạm vi.
Chọn Bộ> lọc Dữ liệu.
Chọn mũi tên tiêu đề
Chọn Bộ lọc Văn bản hoặc Bộ lọc Số, rồi chọn so sánh, chẳng hạn như Between.
Nhập tiêu chí lọc, rồi chọn OK.
Lọc dữ liệu trong bảng
Khi bạn đặt dữ liệu vào bảng,các điều khiển bộ lọc sẽ tự động được thêm vào tiêu đề bảng.
Chọn mũi tên tiêu đề cột cho cột bạn muốn lọc.
Bỏ chọn (Chọn Tất cả) và chọn những hộp bạn muốn hiện.
Bấm vào OK.
Mũi tên tiêu đề cột đổi thành biểu Lọc. Chọn biểu tượng này để thay đổi hoặc xóa bộ lọc.
Chủ đề liên quan
Excel Nội dung đào tạo: Lọc dữ liệu trong bảng
Hướng dẫn và ví dụ để sắp xếp và lọc dữ liệu theo màu
Lọc dữ liệu trong Pivot
Table
Lọc bằng tiêu chí nâng cao
Loại bỏ bộ lọc
Dữ liệu đã lọc chỉ hiển thị những hàng đáp ứng tiêu chí bạn chỉ định và ẩn những hàng bạn không muốn hiển thị. Sau khi lọc dữ liệu, bạn có thể sao chép, tìm kiếm, sửa, định dạng, biểu đồ và in tập hợp con của dữ liệu đã lọc mà không cần sắp xếp lại hoặc di chuyển nó.
Bạn cũng có thể lọc theo nhiều cột. Bộ lọc được thêm vào, nghĩa là mỗi bộ lọc bổ sung dựa trên bộ lọc hiện tại và làm giảm thêm tập dữ liệu con.
Lưu ý: Khi bạn sử dụng hộp thoại Tìm để tìm kiếm dữ liệu đã lọc, chỉ có dữ liệu được hiển thị mới được tìm kiếm; dữ liệu không được hiển thị sẽ không được tìm kiếm. Để tìm kiếm tất cả dữ liệu, hãy xóa tất cả bộ lọc.
Tìm hiểu thêm về lọc
Hai loại bộ lọc
Sử dụng Tự Lọc, bạn có thể tạo hai loại bộ lọc: theo giá trị danh sách hoặc theo tiêu chí. Mỗi kiểu bộ lọc này có tính chất loại trừ lẫn nhau cho mỗi phạm vi ô hoặc bảng cột. Ví dụ, bạn có thể lọc theo một danh sách các số, hoặc một tiêu chí nhưng không thể theo cả hai; bạn có thể lọc theo biểu tượng hoặc theo bộ lọc tùy chỉnh nhưng không thể lọc theo cả hai.
Áp dụng lại một bộ lọc
Để xác định xem bộ lọc có đang được áp dụng hay không, hãy lưu ý biểu tượng trong đầu đề cột:
Mũi tên thả xuống nghĩa là tính năng lọc được bật nhưng không được áp dụng.
Khi bạn di chuột qua đầu đề của cột có tính năng lọc được bật nhưng chưa được áp dụng, mẹo màn hình sẽ hiển thị "(Hiển thị Tất cả)".
Nút Bộ lọc có nghĩa là một bộ lọc được áp dụng.
Khi bạn di chuột qua đầu đề của cột được lọc, mẹo màn hình sẽ hiển thị bộ lọc được áp dụng cho cột đó, chẳng hạn như "Bằng màu ô màu đỏ" hoặc "Lớn hơn 150".
Khi bạn áp dụng lại một bộ lọc, các kết quả khác nhau sẽ xuất hiện vì những lý do sau:
Dữ liệu đã được thêm, sửa đổi hoặc xóa vào phạm vi ô hoặc cột bảng.
Giá trị do một công thức trả về đã thay đổi và trang tính đã được tính toán lại.
Không phối các kiểu dữ liệu
Để có kết quả tốt nhất, đừng kết hợp các kiểu dữ liệu, chẳng hạn như văn bản và số, hoặc số và ngày trong cùng một cột, vì chỉ có một loại lệnh lọc sẵn dùng cho mỗi cột. Nếu có kết hợp các kiểu dữ liệu, lệnh được hiển thị là kiểu dữ liệu diễn ra thường xuyên nhất. Ví dụ: nếu cột chứa ba giá trị được lưu dưới dạng số và bốn giá trị dưới dạng văn bản, lệnh Bộ lọc Văn bản sẽ được hiển thị.
Lọc dữ liệu trong bảng
Khi bạn nhập dữ liệu vào một bảng, các điều khiển lọc được tự động thêm vào tiêu đề của bảng.
Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng thành Bảng, rồi chọn Định dạng dưới dạng Bảng.
Trong hộp thoại Tạo Bảng, bạn có thể chọn xem bảng của bạn có tiêu đề hay không.
Chọn Bảng của tôi có tiêu đề để biến hàng trên cùng của dữ liệu thành tiêu đề bảng. Dữ liệu trong hàng này sẽ không được lọc.
Không chọn hộp kiểm nếu bạn muốn Excel dành cho web đề chỗ dành sẵn (mà bạn có thể đổi tên) phía trên dữ liệu bảng của mình.
Bấm OK.
Để áp dụng bộ lọc, hãy bấm vào mũi tên trong tiêu đề cột và chọn một tùy chọn lọc.
Lọc phạm vi dữ liệu
Nếu bạn không muốn định dạng dữ liệu dưới dạng bảng, bạn cũng có thể áp dụng các bộ lọc cho một phạm vi dữ liệu.
Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Để có kết quả tốt nhất, các cột cần có đầu đề.
Trên tab Dữ liệu, chọn Bộ lọc.
Tùy chọn lọc cho bảng hoặc phạm vi
Bạn có thể áp dụng tùy chọn Lọc chung hoặc bộ lọc tùy chỉnh dành riêng cho kiểu dữ liệu. Ví dụ: khi lọc số, bạn sẽ thấy Bộ lọc Số ,đối với ngày, bạn sẽ thấy Bộ lọc Ngày vàđối với văn bản, bạn sẽ thấy Bộ lọc Văn bản. Tùy chọn bộ lọc chung cho phép bạn chọn dữ liệu bạn muốn xem từ danh sách dữ liệu hiện có như sau:
Bộ lọc Số cho phép bạn áp dụng một bộ lọc tùy chỉnh:
Trong ví dụ này, nếu bạn muốn xem các khu vực có doanh thu dưới $6.000 trong tháng 3, bạn có thể áp dụng một bộ lọc tùy chỉnh:
Đây là cách thực hiện:
Bấm vào mũi tên lọc bên cạnh Tháng > Bộ lọc Số > Nhỏ Hơn và nhập 6000.
Bấm OK.
Excel dành cho web bộ lọc và chỉ hiển thị các khu vực có doanh số dưới $6000.
Bạn có thể áp dụng bộ lọc ngày tùy chỉnh và bộ lọc văn bản theo cách tương tự.
Để xóa bộ lọc khỏi cột
Bấm vào nút Lọc cạnh tiêu đề cột, rồi bấm Xóa Bộ lọc khỏi .
Để loại bỏ tất cả các bộ lọc khỏi bảng hoặc dải ô
Chọn ô bất kỳ trong bảng hoặc dải ô của bạn và trên tab Dữ liệu, bấm vào nút Bộ lọc.
Việc này sẽ loại bỏ bộ lọc khỏi tất cả các cột trong bảng hoặc dải ô của bạn và hiển thị tất cả dữ liệu của bạn.
Quay trở lại tiếp với sử dụng các hàm và chức năng trong excel, người dùng excel thường xuyên chắc cũng phải nắm được tương đối và cơ bản nhất những gì trong excel. Tuy nhiên rằng khi làm việc trên excel các bạn thường sử dụng số thự tự động mặc định trên excel, tiện lợi nhưng cũng sẽ có những hạn chế khi bạn làm việc với một loạt các danh sách và hàng trăm các dữ liệu khác nhau và khi bạn muốn xóa đi dữ liệu nào bạn sẽ không còn giữ được thứ tự ban đầu nữa. Vậy nên hàm subtotal sẽ giúp bạn làm công việc cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệunhanh và hiệu quả nhất.
1. Kéo chuột để đánh số thứ tự trong Excel
Bước 1: Tiến hành mở tệp Excel sau đó nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên >> Dùng chuột bôi đen 2 ô vừa điền số.
Sử dụng chuột để đánh số thứ tự
Bước 2: Kéo rê chuột vào vị trí góc dưới cùng bên trái cho tới khi xuất hiện hình vuông góc nhỏ >> tiếp đó kéo xuống để đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu.
Sử dụng chuột để đánh số thứ tự 1
2. Dùng công thức để đánh số thứ tự trong Excel
Bước 1: Mở tệp Excel của bạn >> Nhập số thứ tự cho ô đầu tiên >> Tiến hành nhập công thức =vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo.
Ví dụ: Bạn nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A2 thì sẽ nhập công thức ở ô bên dưới là "=A2+1"
Sử dụng công thức để đánh số thứ tự
Bước 2: Dùng chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc ô đó và kéo xuống tới vị trí mà bạn cần đánh số thức tự.
Sử dụng công thức để đánh số thứ tự 1
3. Sử dụng hàm SEQUENCE
Sử dụng hàm SEQUENCE để đánh số thứ tự khi lọc dữ liệu
Chọn ô bắt đầu của dãy số > Nhập công thức "=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)" > Nhấn Enter.
Ví dụ: Ta cần đánh số cho 7 hàng nên sẽ sử dụng công thức "=SEQUENCE(7)".
Sử dụng SEQUENCE để đánh số thứ tự
4. Hạn chế của Auto
Filter khi đánh số thứ tự trong Excel
- Quan sát ví dụ mà docongtuong.edu.vn cung cấp về bảng dữ liệu được đánh số thứ tự trực tiếp
Sử dụng Auto
Filter khi lọc dữ liệu - Hình 1
Bạn có thể sử dụng tính năng Auto
Filterđể lọc nội dung trong cột D với điều kiện tên "Long". Kết quả sau khi lọc như sau:
Sử dụng Auto
Filter khi lọc dữ liệu - Hình 2
Quan sát kết quả sau khi lọctheo số thứ tự trong excel bạn có thể thấy, dữ liệu được đánh số thứ tự trong bảng Excel không thay đổi sau khi kết thúc thao tác lọc dữ liệu. Nếu để nguyên như vậy thì sẽ gây khó khăn cho người dùng khi cần theo dõi và sắp xếp thông tin. Đây chính là một trong những hạn chế của tính năng lọc Auto
Filter.
Vậy làm sao có thể đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu? Bạn có thể áp dụng hàm SUBTOTAL mà chúng tôi chia sẻ phần nội dung dưới nhé.
5. Hàm Subtotal là gì?
Trong Microsoft excel chứa một hệ thống các hàm chức năng riêng biệt và mỗi hàm chức năng lại kết hợp tạo ra một loạt các chức năng nâng cao khác. Nhưng không phải một hàm chỉ có một chức năng riêng, một hàm cũng có thể thực hiện được nhiều chức năng và cũng có những hàm thực hiện một chức năng cũng giống một số hàm khác nhưng có sự trội hơn rất rất nhiều của một số hàm khác kết hợp lại.
Nói đến đây là hàm Subtotal, một hàm để thực hiện chức năng tính toán nhưng việc tính toán của hàm còn linh động và ưu việt hơn rất nhiều so với các hàm tính toán trong excel khác như Sum, Max, Min.
Ngoài ra hàm còn được dùng để đánh số thứ tự tự động khi mà người dùng lọc, xóa hoặc bỏ một số các thứ tự dữ liệu làm mất thứ tự đi thì hàm sẽ thực hiện công việc duy trì số thự tự một cách chuẩn chỉ nhất.
Cú pháp hàm
Khi áp dụng hàm để thực hiện các chức năng của công việc người dùng, cần nhập công thức hàm như các hàm khác. Công thức hàm Subtotal cũng khá đơn giản và dễ dàng nhớ:
=SUBTOTAL(Function_num,ref1,...)
Trong đó:
- function_num:sẽ là các số thứ tự tương đương thay thế cho các hàm như trong bảng dưới đây:
Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 1)
- Ref1: đây là những đối số và cũng có thể là các giá trị khác nhau tùy theo yêu cầu người dùng và dữ liệu trong bảng tính dùng để đưa vào công thức áp dụng với chức năng của hàm.
- Ref2: Vùng tham chiếu thứ 2 và có thể có nhiều vùng tham chiếu hơn nữa.
6. Cách sử dụng hàm subtotal để đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu
Như ở trong phần giới thiệu về hàm cũng đã nêu ra chức năng của hàm, trong phần này sẽ hướng dẫn cho các bạn về cách đánh số thứ tự khi xóa dữ liệu mà thứ tự vẫn đúng bằng việc sử dụng hàm Subtotal.
Trong ví dụ dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn dùng hàm Subtotal cũng như cách đánh số thứ tự trong excel khi filter, ví dụ được cho trong bảng:
Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 2)
Thực hiện công việc đánh số thứ tự cho các loại cây đã được list sẵn trong bảng tính trên. Sử dụng công thức của hàm Subtotal cho việc đánh số thứ tự từ ô thứ 1: chính là cách lọc số thứ tự trong excel
Công thức: =IF(B1"";SUBTOTAL(103;$B$1:B1);"")
Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 3)
Enter và nhận được số thứ tự thứ nhất, kéo sao chép công thức xuống phía dưới và được các số thứ tự tiếp theo:
Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 4)
Hãy thử xem khi xóa một dữ liệu bất kỳ nào thì thứ tự có bị khuyết đi không nhé:
Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 5)
Hàm đã thành công trong việc tạo thứ tự, khi chúng ta thử xóa đi quất và thứ tự được làm lại.
Nhiều người khi học về Excelthường đánh giá đây là bộ môn “khó nhai” bởi một loạt các hàm tính rắc rối, thực tế việc học Excel sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều nếu như bạn nắm được các thao tác cơ bản và thực hành chúng một cách thường xuyên.
Xem thêm: Hinh Anh Đep Vê Tinh Yêu Đẹp, Hình Ảnh, Hình Ảnh Đẹp Về Tình Yêu Ý Nghĩa Nhất
Như vậy sử dụng hàm Subtotal quả là điều tuyệt vời với người dùng khi đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu. Biết cách sử dụng hết các hàm chức năng trong excel, đó là điều không phải dễ nếu như bạn không được sự học bài bản và khoa học. Những chứng chỉ tin học văn phòng giúp bạn nâng cao kiến thức, kỹ năng cũng như mức lương lên không thể bỏ qua bạn hãy đăng ký và theo dõi thêm các khoá học chứng chỉ IC3 trên docongtuong.edu.vn.